Cómo redactar correctamente cartas de cobro i

Cómo redactar correctamente cartas de cobro i

Cuando nos proponemos escribir una carta de reclamación de un pago pendiente, será necesario establecer como primer objetivo que el documento sea leído en su totalidad por el receptor.

Los tres elementos básicos y que, por tanto, serán absolutamente necesarios en la redacción son los de claridad, sencillez y precisión.

Como claridad entendemos el no dejar duda alguna sobre cual es el significado de nuestro mensaje, para lo cual deberemos utilizar las palabras mas adecuadas y evitar términos ambiguos. Por tanto, utilizaremos frases simples que hagan llegar directamente la información al lector.

Para conseguir dar importancia a una idea, es conveniente que esta sea expresada con una frase simple y sencilla.

Un ejemplo de falta de claridad en una carta de reclamación es aquel en que la redacción es ambigua y el receptor no percibe el mensaje de que se le está reclamando el cobro de una cantidad.

La sencillez lleva consigo evitar frases largas y complicadas o terminología poco frecuente con oraciones enrevesadas, en definitiva, muchas palabras pero pocos conceptos.

Por tanto, se deberán utilizar las palabras que siendo más recuentes sean más cortas y poco complejas desde el punto de vista fonético.

La utilización de términos o palabras complicadas dificultan la lectura de la carta y pueden producir errores en la comprensión de la misma.

El moroso es un ser pasivo y la carta debe provocarle para que emprenda una determinada acción, el pago, que es lo que finalmente, nosotros pretendemos. Así, cuanto más directo sea el estilo, mejor será la comunicación, tratándole de convencer de que su mejor opción es pagar porque evitará graves inconvenientes.

Como normal general, se deberán evitar o limitar el uso de gerundios y no emplear demasiados adjetivos ni adverbios. Se debe controlar también el uso de los verbos que puedan dar la sensación de debilidad.

Igualmente, se deberán evitar las construcciones impersonales y el estilo pasivo. Una frase está en voz activa cuando el sujeto lleva a cabo la acción del verbo. Dichas frases en voz activas, tienen la ventaja de que son más legibles, mientras que las voces pasivas alargan la frase y la cargan de palabras superfluas.

El empleo de la voz activa mejorará la lectura del texto y proporcionará mayor información.

Por último deberemos señalar que la utilización de Textos Legales, artículos del Código Civil, o referencias al B.O.E. son elementos objetivos que refuerzan la credibilidad de la carta y potencian la información que se plasma en la misma.

En cuanto a la precisión, señalaremos que de entrada, los textos largos tienen más posibilidades de generar errores en la interpretación del contenido.

La precisión impone que el texto sea breve y directo, es decir, que se vaya directamente al grano. Debemos tener en cuenta que el exceso de palabras dificulta a muchas personas la compresión del mensaje ya que entorpece la lectura del mismo.

Una de las formas de ser más precisos es eliminar el exceso de verbos en infinitivo o excluir las expresiones redundantes que pueden redactarse con una sola palabra.

A&A Impagados.

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