Estructura de una carta de cobro

Estructura de una carta de cobro

Si queremos que el mensaje sea correctamente interpretado por el receptor de la carta, deberemos cuidar con especial delicadeza la estructura de la misma.

Toda carta de cobro deberá constar de tres partes principales:

  • Introducción.

  • Desarrollo.

  • Conclusión.

La introducción permite abordar algunos antecedentes previos al núcleo de la reclamación.

En esta parte nunca empezaremos de una forma agresiva o realizando algún tipo de censura sobre la conducta del deudor. Habrá que utilizar un mensaje de tono neutro para poder presentar los hechos de forma clara y objetiva.

Utilizaremos por tanto palabras básicas, construcciones gramaticales sencillas y evitaremos los gerundios.

El desarrollo es la parte central de la carta, en la que se abordan las cuestiones principales y se especifican los beneficios que percibirá el deudor si abona lo reclamado y los perjuicios que evitará.

De esta forma transmitiremos el mensaje de manera clara e inmediata y lograremos establecer la información más relevante ya que, la mayor parte de las personas, suelen concentrar su atención en los primeros párrafos o frases de una carta.

La conclusión es el razonamiento que cierra el texto y que viene enlazado con la parte de desarrollo.

En las primeras cartas de reclamación siempre se debe concluir con un mensaje positivo y conciliador. Cuando las cartas requieren un tono más intimidatorio se terminarán con una advertencia de las consecuencias negativas que pueden llegar a suceder si el moroso se empecina en no pagar.

En toda Carta de Reclamación se debe incluir a quién se dirige la carta, a quién se le envía, cuál es el motivo de la misiva, qué facturas están pendientes, el importe adeudado y se le dará un plazo límite para efectuar el pago, indicándole cómo debe hacerlo, es decir, por transferencia, cheque o ingreso en efectivo. Igualmente se indicará dónde tiene que pagar y la persona con la que puede contactar como interlocutor del acreedor.

Finalmente, se deberán señalar cuáles serán las consecuencias negativas si no paga; cese en los suministros, demandas judiciales o inclusión en los Registro de Morosos.

En una carta de cobro, nunca se debe ofrecer al deudor facilidades de pago, ni disculpas o argumentos que justifiquen su impago o quiten hierro al retraso injustificado en el abono. Por tanto, nunca proporcionaremos excusas o justificaciones al deudor, bastantes se le ocurrirán con su imaginación a él solo.

El acreedor nunca debe disculparse o justificar la reclamación del pago.

Otro punto esencial es que resulta imprescindible cuidar la legalidad de las conminaciones que se le hacen al moroso y evitar escribir ciertas expresiones por muchas ganas que tengamos y que el deudor se merezca, tales como calumnias, difamaciones o amenazas.

Debe tenerse siempre en cuenta que lo escrito, escrito queda y puede acarrear graves problemas legales si se incurre en algún tipo de infracción de las señaladas anteriormente.

Por último señalar que antes de enviar una carta, es aconsejable volverla a leer y ponernos en la piel del destinatario. Esta última lectura nos puede evitar muchos problemas y podremos detectar los posibles fallos que la misiva tenga por una carencia de claridad en el mensaje.

A&A Impagados.

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